¿Qué se puede automatizar con n8n? 11 ideas de flujos de trabajo

A medida que tus operaciones digitales se vuelven más complejas, la automatización puede ayudarte a gestionar las tareas diarias o repetitivas de forma más eficiente. 

n8n es una plataforma de automatización que te permite diseñar flujos de trabajo para realizar tareas predefinidas con múltiples aplicaciones. Esto puede liberar tu tiempo y permitirte ser más productivo.

El primer reto al que probablemente te enfrentarás con la automatización es por dónde empezar. Con las posibilidades prácticamente infinitas de lo que puedes automatizar con n8n, identificar el caso de uso más impactante te ayudará a sacarle el máximo partido.

En este artículo, exploraremos 11 ideas de automatización, que te darán una idea de cómo n8n puede ayudarte a automatizar tareas comunes y optimizar tu carga de trabajo diaria.

11 ideas de automatización de n8n para mejorar la eficiencia

1. Gestión de redes sociales

Gestionar tu actividad en las redes sociales requiere tiempo y esfuerzo. La automatización puede ayudarte con las publicaciones, el seguimiento de la participación y la respuesta a los mensajes, permitiéndote centrar tu tiempo en las tareas que realmente requieren tu intervención. 

Aquí tienes algunas ideas para mejorar tus procesos en redes sociales:

• Publicación automatizada de contenidos: en lugar de publicar contenido manualmente en varias plataformas, un flujo de trabajo n8n podría extraer contenido de una hoja de Google o de un sistema de gestión de contenidos (CMS), formatearlo para cada plataforma y publicarlo automáticamente. Esto puede configurarse con conexiones API directas a las plataformas de redes sociales.
• Seguimiento del engagement: una empresa que publique anuncios en Facebook puede utilizar la automatización para obtener “me gusta”, “compartir” y “comentarios” a intervalos programados. Estos datos pueden almacenarse en una hoja de Google o en una base de datos Notion, o enviarse por correo electrónico para facilitar su revisión.
• Respuestas automatizadas a mensajes: una tienda local puede establecer un flujo de trabajo utilizando un bot de Facebook Messenger para responder a preguntas comunes como el horario de la tienda, las políticas de devolución o el seguimiento de pedidos. Para consultas más complejas, podría marcar los mensajes y reenviarlos a un miembro del equipo.

Aquí tienes un sencillo ejemplo de flujo de trabajo para publicar contenido programado en Facebook:

2. Sincronización de datos

Mantener actualizadas manualmente varias fuentes de datos puede llevar mucho tiempo. Automatizar la sincronización de datos garantiza que tus datos permanezcan actualizados en todos tus registros y en las aplicaciones que los utilizan. Algunas implementaciones reales de esto podrían ser:

• Tu equipo financiero registra transacciones en Google Sheets, pero también las necesita reflejadas en su software de contabilidad. Puedes configurar un flujo de trabajo para detectar nuevas entradas en Google Sheets, extraer los detalles relevantes y enviarlos a la base de datos de tu software de contabilidad.
• Tu empresa utiliza Salesforce para el seguimiento de las ventas y una base de datos interna para la información de contacto, y necesitas que los detalles de los clientes se sincronicen automáticamente. Puedes configurar un flujo de trabajo para supervisar Salesforce en busca de contactos o clientes potenciales nuevos o actualizados y sincronizarlos con tu base de datos.
• Un equipo de ventas utiliza Google Sheets para registrar datos sobre las ventas, pero el equipo de datos utiliza SQL para crear informes y obtener información sobre la tendencia de tus ventas. Podrías crear una automatización para conectar ambas cosas, sincronizando los datos introducidos desde Google Sheets en una base de datos SQL para que los procese tu equipo de datos.

Aquí tienes un ejemplo de flujo de trabajo para sincronizar Google Sheets con MySQL:

3. Administración de datos de productos y chats de clientes en WhatsApp

Muchas empresas confían en WhatsApp para comunicarse con los clientes, pero responder manualmente o hacer un seguimiento de los problemas en los chats puede ser lento y repetitivo. 

Automatizar estos procesos ahorra tiempo y mantiene todo organizado, especialmente para los equipos de comercio electrónico y de soporte que manejan grandes inventarios de productos. 

He aquí algunas formas de hacerlo:

• Entrada automatizada de datos de productos: cuando alguien envía un mensaje que contiene un enlace a un producto, la automatización puede extraer la URL, raspar y limpiar el contenido de la página web y utilizar la IA para resumir los detalles clave del producto, como el nombre, el precio y las preguntas frecuentes. Esta información puede almacenarse en una hoja de Google, ayudando a los equipos a mantener un catálogo estructurado y actualizado.
• Gestión de consultas de clientes: los mensajes entrantes de WhatsApp pueden ser procesados por un asistente de IA que analiza el mensaje, obtiene los detalles relevantes del producto de una hoja de cálculo y genera una respuesta profesional. Así se reducen los tiempos de respuesta y se mantiene un tono de asistencia coherente.
• Seguimiento de incidencias de soporte: si un cliente informa de un problema, el sistema puede categorizarlo, sugerir una solución y registrar la interacción en una hoja de cálculo específica. Esto puede permitir a los equipos identificar problemas recurrentes y priorizar las mejoras.

Aquí tienes un ejemplo de flujo de trabajo para automatizar la mejora de los detalles de los productos a partir de URL y proporcionar atención al cliente basada en IA a través de WhatsApp:

4. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)

Un CRM bien organizado te ayuda a rastrear clientes potenciales, gestionar las interacciones con los clientes y acelerar el seguimiento. 

Automatizar los CRM puede ayudar a tu equipo a mantener actualizados los registros de clientes, evitando al mismo tiempo la gestión manual de datos. 

Aquí algunas ideas para optimizar tu CRM:

• Demostraciones automáticas de clientes: cuando un cliente potencial reserva una demostración, se activa la creación de un nuevo contacto, se asigna ese contacto a un usuario y se programa un recordatorio de seguimiento. Opcionalmente, también podría concertar una reunión con el cliente potencial.
• Seguimiento de las interacciones con los clientes: cada vez que un cliente envía un ticket de soporte, se envía una notificación al siguiente agente de soporte en una rotación, y el perfil CRM del cliente se actualiza al mismo tiempo. Esto garantiza que todos los agentes de soporte tengan acceso a los últimos datos disponibles en caso de que se transfiera el ticket.
• Seguimiento de suscripciones o afiliaciones: en lugar de realizar un seguimiento manual de las fechas de renovación, una automatización puede realizarlo por ti. Si un cliente incumple un pago o vence la renovación de una suscripción, el flujo de trabajo puede actualizar su estado, enviar un recordatorio y notificarlo a los usuarios pertinentes de tu organización.

Aquí tienes un ejemplo de workflow para el seguimiento de las fechas de renovación de las suscripciones y los recordatorios:

5. Flujos de trabajo de comercio electrónico

Gestionar una tienda online a menudo implica tareas repetitivas como procesar pedidos, enviar facturas y gestionar las notificaciones a los clientes. 

Automatizar estos procesos puede ayudar a que tus operaciones funcionen sin problemas. Por ejemplo:

• Facturas automatizadas: cuando se realiza un nuevo pedido, se puede activar un flujo de trabajo para extraer los detalles del pedido, generar una factura y enviarla por correo electrónico al cliente, eliminando la necesidad de hacerlo manualmente.
• Programa de fidelización: aplica recompensas de fidelidad automáticamente a tus clientes más fieles. Por ejemplo, si un pedido alcanza un valor establecido, el flujo de trabajo puede generar un código de descuento y enviárselo al cliente por SMS, fomentando la repetición de las compras.
• Gestión del inventario: la automatización también puede ser útil para gestionar el inventario. Cuando te quedas sin existencias de un determinado producto, un flujo de trabajo puede enviar una solicitud a tu proveedor y marcar temporalmente el artículo como agotado en tu sitio web.

Aquí tienes un sencillo ejemplo de flujo de trabajo n8n que realiza un seguimiento del inventario desde una hoja de Google y envía automáticamente correos electrónicos a los proveedores si está por debajo de una cantidad determinada:

6. Administración de proyectos

Si gestionas varios proyectos complejos al mismo tiempo, las posibilidades de cometer un error administrativo son mayores, pero algunas de estas tareas administrativas rutinarias pueden automatizarse. 

He aquí algunas sugerencias:

• Creación de tareas: cuando un cliente envía una solicitud, el flujo de trabajo puede recogerla, darle formato, crear una tarea en tu panel de gestión de proyectos, asignarla al equipo adecuado y notificarla a las partes interesadas pertinentes.
• Gestión de plazos: para garantizar el cumplimiento de los plazos, una automatización puede supervisar tus tareas en busca de próximas fechas de vencimiento y activar recordatorios para ti y los miembros de tu equipo.
• Notificaciones de aprobación: si se aprueba un cambio en una tarea, un documento o el código fuente, un flujo de trabajo puede actualizar el estado en tu rastreador, enviar notificaciones a los usuarios pertinentes y pasar la tarea a la siguiente fase.

Aquí tienes un ejemplo de un sencillo flujo de trabajo para crear automáticamente tareas basadas en envíos de Typeform:

7. Respuesta a correos electrónicos repetitivos

Dependiendo de la naturaleza de tu empresa, es posible que recibas a diario muchas consultas similares de clientes y solicitudes de información sobre productos. 

Automatizar las respuestas a estos correos electrónicos puede permitirte responder a los clientes con prontitud y liberar personal para solicitudes más complejas. 

A continuación te indicamos algunas formas de automatizar las respuestas por correo electrónico:

• Responder a correos de soporte: la mayoría de los correos electrónicos de atención al cliente se dividen en dos categorías:
  • La primera son los problemas comunes, en los que puedes configurar un flujo de trabajo para buscar palabras clave y dirigir al usuario a artículos de ayuda de una base de conocimientos.
  • La segunda son las solicitudes poco claras, en las que no hay suficiente información con la que trabajar. Tu flujo de trabajo puede revisar el correo electrónico, comprobar si contiene la información necesaria y responder al cliente para pedirle información más detallada.

Para cualquier cuestión que no entre en ninguna de estas categorías, tu flujo de trabajo n8n puede identificar que requiere revisión humana, enviar un acuse de recibo al usuario y notificarlo a tu equipo de soporte.

• Gestionar solicitudes de datos: un usuario puede solicitarte datos, como una copia de la factura, una copia del pedido o un manual de instrucciones. Un flujo de trabajo puede identificar los datos solicitados, obtenerlos en el sistema adecuado y enviar una respuesta con los datos solicitados.

Aquí tienes un ejemplo de flujo de trabajo que comprueba los correos electrónicos entrantes en busca de palabras clave predeterminadas y proporciona respuestas automáticas si las encuentra:

8. Adición de eventos en Google Calendar

Gestionar calendarios puede ser una tarea tediosa, especialmente para equipos grandes. Por suerte, puedes recurrir a la automatización para aumentar la eficacia del software de calendario de tu equipo. 

Aquí tienes algunas opciones:

• Plazos de los tickets de soporte: para ayudar a tu equipo de soporte a asegurarse de que los tickets se resuelven a tiempo, un flujo de trabajo puede crear eventos de calendario de seguimiento basados en los plazos de resolución de los tickets. Esto puede notificar a un miembro concreto del equipo de soporte cuando se acerque la fecha de vencimiento de un ticket. Esto ayuda a mantener los plazos, priorizar los tickets y generar una visión general de las solicitudes pendientes.
• Programar reuniones: puedes configurar un flujo de trabajo para programar reuniones en función del progreso de un proyecto. Por ejemplo, puedes configurar un activador conectado a Jira que reserve reuniones en un calendario cuando se alcancen hitos predeterminados, como el cambio de estado de una incidencia.
  
  También puedes reservar reuniones en función de eventos. Supongamos que publicas actualizaciones frecuentes de un producto digital: podrías configurar un flujo de trabajo para supervisar tus procesos de publicación, programar reuniones para revisiones y retrospectivas, y establecer plazos para la siguiente actualización.

Aquí tienes un ejemplo de automatización muy fácil para reservar recordatorios de seguimiento de los plazos de las entradas:

9. Registro en eventos

Gestionar manualmente las inscripciones a un gran evento puede ser tedioso. Es fácil pasar por alto inscripciones o perder la pista de los seguimientos, pero automatizar el proceso simplifica las cosas. 

Los asistentes pueden obtener confirmaciones instantáneas, recordatorios puntuales y correos electrónicos de seguimiento sin que los organizadores tengan que hacerlo todo a mano. Aquí tienes algunas opciones para ayudarte con la inscripción al evento:

• Procesamiento de inscripciones: cuando un usuario se inscribe en un evento en directo rellenando un formulario online, se puede activar una automatización para extraer sus datos, añadirlos a una hoja de Google o CRM, generar un número de entrada único y enviar un correo electrónico de confirmación con los detalles pertinentes.
• Recordatorios de asistencia: los recordatorios son importantes para dar publicidad a tu evento y asegurarte de que los posibles asistentes conocen la fecha. Puedes automatizar los recordatorios utilizando una hoja de Google para hacer un seguimiento de los eventos y sus fechas, enlazándola con otra hoja que tenga los datos de los usuarios registrados, y enviando recordatorios personalizados a una hora programada.
• Recogida de comentarios: después del evento, puedes utilizar las mismas fuentes de datos para crear un flujo de trabajo para enviar correos electrónicos de seguimiento a los asistentes. Podría ser un correo electrónico de agradecimiento con un formulario de comentarios, y podría incluir certificados de participación.

He aquí cómo podrías configurar un flujo de trabajo de procesamiento de inscripciones:

10. Contratación de empleados

La contratación implica muchas tareas que consumen mucho tiempo, desde la clasificación de currículos hasta la confirmación de invitaciones a entrevistas. 

Automatizar algunos de estos procesos disminuye las posibilidades de perder un seguimiento. Aquí tienes algunas opciones:

• Filtrado de candidatos: cuando un candidato rellena una solicitud de empleo en línea, la automatización puede extraer detalles clave, filtrar a los solicitantes en función de las palabras clave seleccionadas para el puesto y almacenar los perfiles relevantes en una base de datos, opcionalmente categorizando a los candidatos en función de lo bien que encajan en el anuncio de empleo.
• Programación automatizada de entrevistas: una vez que encuentres un candidato que te satisfaga y quieras programar una entrevista, puedes automatizar este proceso configurando un flujo de trabajo que envíe un correo electrónico con un enlace para programar la entrevista, como Calendly, genere una invitación a una reunión de Zoom con los asistentes necesarios, y supervise la confirmación de todas las partes.
• Procesos posteriores a la entrevista: el cierre de un proceso de entrevista podría desencadenar el envío de un cuestionario a tu candidato para recoger sus opiniones sobre el proceso de contratación. A continuación, puedes clasificar y compilar las respuestas con respuestas específicas y enviarlas a los miembros adecuados de tu equipo de RRHH para que las revisen. Para un candidato seleccionado, un flujo de trabajo de incorporación podría compilar y enviar automáticamente una carta de oferta y un contrato de trabajo, y controlar si hay respuesta. Para una contratación confirmada, puede automatizar la creación de tickets de acceso a los sistemas informáticos de la empresa.

Así es como podrías configurar un flujo de trabajo básico de incorporación de nuevos empleados:

11. Creación de copias de seguridad de la base de datos

Las copias de seguridad periódicas de las bases de datos son una de las tareas más comunes y cruciales para un equipo informático. 

Es importante disponer de un mecanismo de seguridad en caso de fallo crítico y garantizar el cumplimiento de cualquier requisito normativo que afecte a tu sector. 

Sin embargo, las copias de seguridad manuales pueden llevar mucho tiempo y ser propensas a errores, por lo que automatizar el proceso de copia de seguridad puede ayudar a solucionar estos problemas. 

A continuación te indicamos algunas formas de mejorar el proceso de copia de seguridad de tu base de datos:

• Programación automatizada de copias de seguridad: si autoalojas una base de datos en tu propia infraestructura, puedes configurar un flujo de trabajo para exportar la base de datos a intervalos determinados. El archivo de copia de seguridad puede comprimirse y subirse a tu solución de almacenamiento preferida.
• Copias de seguridad de Google Sheets: algunas empresas utilizan Google Sheets para almacenar datos. En ese caso, se puede configurar un flujo de trabajo para exportar periódicamente los datos más recientes como archivo .csv y transferirlos de forma segura a una carpeta designada en un servidor externo.
• Notificaciones de copia de seguridad correcta: se pueden configurar alertas en n8n para que, después de cada copia de seguridad realizada con éxito, se envíe una notificación o un correo electrónico a los usuarios correspondientes, informándoles de que se ha realizado correctamente. Si falla una copia de seguridad, puede activarse una alerta con cualquier salida de error relevante para que tu equipo informático pueda actuar con rapidez para resolver el problema.

Aquí tienes una forma rápida de configurar copias de seguridad automáticas de bases de datos para una instancia MySQL autoalojada, subiéndolas a Google Drive:

Buenas prácticas para la automatización de n8n

Seguir las mejores prácticas ayuda a evitar fallos, reduce la complejidad y mejora la escalabilidad de tu plataforma de automatización.

• Mantén los flujos de trabajo pequeños: las automatizaciones que intentan hacer demasiado en un único flujo de trabajo se vuelven más difíciles de solucionar y controlar. Dividir los procesos complejos en flujos de trabajo más pequeños facilita la depuración y el mantenimiento, y evita que los fallos afecten a tareas no relacionadas. Una sugerencia general es tener un flujo de trabajo para cada caso de uso.
• Implementa la gestión de errores y los reintentos: añade lógica de reintentos y nodos de gestión de errores para garantizar que un fallo temporal no rompa toda la automatización. Esto es especialmente importante para los flujos de trabajo que dependen de servicios externos sobre los que no tienes control.
• Protege los datos sensibles: puedes utilizar el gestor de credenciales integrado en n8n o variables de entorno para proteger la información sensible, como contraseñas o nombres de recursos internos.
• No lo ejecutes más de lo necesario: ejecutar un flujo de trabajo con demasiada frecuencia puede ralentizar tus sistemas. Siempre que sea posible, configura tus activadores basados en eventos para garantizar que tus automatizaciones se ejecuten sólo cuando sea necesario. Si son necesarias comprobaciones repetidas para tu caso de uso, utiliza la menor frecuencia posible.
• Supervisa tus flujos de trabajo: las automatizaciones en n8n pueden ser propensas a errores y problemas que quizá no hayas previsto al crearlas. No te limites a “configurarlo y olvidarlo”. Comprueba periódicamente los registros de ejecución y las tendencias de rendimiento para identificar posibles problemas.
• Utiliza flujos de trabajo preconstruidos y probados en acción: a veces no necesitas resolver un problema que ya ha resuelto la comunidad. El repositorio de flujos de trabajo de n8n tiene un montón de plantillas preconstruidas disponibles entre las que elegir que pueden ajustarse a tu caso de uso.

Seguir las recomendaciones anteriores te permitirá crear un ecosistema de automatización fiable, escalable y eficiente que haga que tus procesos sean más eficaces y menos propensos a errores.

Conclusión

La automatización ayuda a ahorrar tiempo gestionando tareas repetitivas para que puedas centrarte en cosas más importantes. 

Ya sea publicar en redes sociales, organizar datos, gestionar correos electrónicos o hacer el seguimiento de proyectos, n8n facilita la configuración de flujos de trabajo para que realicen por ti tareas tediosas o repetitivas.

La mejor forma de empezar es automatizar una tarea pequeña. Con la práctica, podrás ampliar y mejorar tus flujos de trabajo para hacerlos aún más útiles. Si tienes dificultades, siempre puedes consultar los ejemplos existentes para obtener ayuda.

Ten en cuenta que cuantas más tareas insignificantes automatices, más tiempo tendrás para tareas especializadas que requieran atención e interacción humanas.

¿Qué se puede automatizar con n8n? – Preguntas frecuentes

Esta sección cubre algunas de las preguntas más comunes sobre la automatización de flujos de trabajo con n8n.